A gestão de tempo sempre foi primordial, no ambiente de trabalho, mas também na qualidade da vida pessoal de todas as pessoas. Ainda que todos nós tenhamos exatamente o mesmo número de horas diárias, a grande diferença se dá nas opções que temos sobre o que fazer com elas.
Desde o início de 2020, temos vivido uma situação causada pela pandemia, que nos trouxe novos modelos de trabalho a partir da utilização do home-office e com ele novos conflitos com relação ao tempo que destinamos para cada atividades e como o administramos.
Aqui vamos entender um pouco mais sobre o que é a gestão de tempo e alguns métodos que podem ser aplicados para auxiliar no seu dia a dia. Acompanhe!
A pergunta que não quer calar: o que é gestão de tempo?
Podemos dizer que a gestão de tempo é um processo que prioriza e organiza as tarefas diárias e a partir daí entra num planejamento, para que elas sejam executadas a partir de um melhor aproveitamento do tempo.
Conceitualmente, ela pode ser definida como um projeto que tenha como estratégia fundamental a meta, o prazo e a sua conclusão. Para isso se faz necessário estabelecer objetivos claros com especificações de tempos reais para que eles sejam cumpridos. Podemos dizer então, que sempre há um escopo e um resultado com horário pré-determinado para ser finalizado.
Atualmente, nesta era digital, centenas de estímulos externos nos requerem atenção praticamente 24 horas por dia. Além das tarefas diárias pessoais e de trabalho, precisamos gerenciar as redes sociais e diversos grupos de WhatsApp, que vão de grupos de trabalho, passando pelos amigos e pela família. Esta exigência pode dar a sensação de que terminamos o dia sem ter feito nada, e talvez, isso seja mais que meramente uma sensação.
É provável que o cansaço proveniente de tantas e de constantes informações nos deixe frustrados e com a necessidade de administrar melhor nosso tempo. E isso atrapalha tanto a sua vida pessoal como a sua vida profissional.
Neste momento, a gestão do tempo é essencial. Este gerenciamento deve conduzir o cotidiano para produzir resultados dentro da empresa, mas também para ter tempo livre no seu desfrute pessoal. Isso significa, na prática, gestão de tempo.
Gestão de tempo e produtividade andam lado a lado!
Não é o tempo dedicado ao trabalho que vai garantir a qualidade dele e sim a forma que ele é gerido.
Esta máxima pode ser utilizada perfeitamente quando falamos em gestão de tempo e produtividade. Para as organizações, sempre foi importante que o colaborador gerisse seu próprio tempo. Mas, como citamos anteriormente, uma série de mudanças estruturais no comportamento da nossa sociedade, esta gestão se tornou ainda mais importante.
A gestão de tempo e a produtividade sempre devem andar lado a lado. Elas se complementam, pois ser produtivo não se conta em número de horas, mas sim na qualidade dos resultados gerados neste tempo.
Além do planejamento, deve-se trabalhar com a otimização do tempo que será utilizado em cada projeto. É isso que vai desenvolver a produtividade.
Mas como planejar o seu tempo de forma eficiente e produtiva?
- Priorize sempre – Avalie atentamente as tarefas e priorize-as. Quais os objetivos com prazo mais urgente? Pergunte-se e organize as atividades a partir daí.
- Cuidado com o foco – Como sabemos, as redes sociais nos tiram a concentração mesmo nos ambientes de trabalho. Mantendo a disciplina e estabelecendo algum horário do dia determinado para a interação on-line pode ajudar.
- Viva o hoje – Termine uma tarefa para somente depois começar a pensar na próxima. Quando se vive no amanhã fica muito difícil se concentrar no que está sendo feito.
- Diga Não – Compreenda e respeite a sua capacidade. Não adianta querer abraçar o mundo quando o tempo diz o contrário. Aprenda a dizer não.
- Conhece a ti mesmo – O autoconhecimento permitirá a identificação do que é importante e benéfico. Isso permitirá traçar objetivos de curto, médio e longo prazo na sua vida profissional e na sua vida pessoal.
- Permita-se parar – Parar o corpo para que a mente consiga produzir novas ideias e conceitos é muito importante para a sua vida. Então usufrua do tempo merecido.
- Aproveite os novos saberes – Com o avanço nos meios digitais, o acesso ao conhecimento está disponível de forma rápida e para todos. Amplie suas habilidades, mantenha-se atualizado, informado e focado.
Conheça alguns métodos e técnicas para aplicar na sua empresa
Colocar em prática a gestão de tempo pode contar com uma ajudinha extra com a utilização de alguns métodos práticos e eficazes. Você vai conhecer alguns:
Método GTD – “Getting Things Done” - ou “fazer acontecer”. O método é dividido em 5 etapas:
- Coletar – liste tudo que precisa ser feito;
- Processar – priorize as metas;
- Organizar – separe as tarefas;
- Executar – faça;
- Revisar – faça uma revisão na lista original.
Método Pomodoro – Tomate em italiano - Divide o fluxo de trabalho em intervalos cíclicos de 25 minutos de trabalho com 5 minutos de descanso. Após 4 ciclos realizados é ideal pausar por 15 minutos e depois iniciar tudo de novo. Tudo isso cronometrado.
Método GUT – Gravidade, Urgência e Tendência – Atribua notas de 1 a 5 para cada tarefa. Inicie com aquela que tem nota mais alta. Estas notas devem seguir os critérios G, U e T.
Método Kanban – Agrupar as tarefas em um quadro (mural ou aplicativo digital) separando e classificando por listas de acordo com o que deve ser feito, o que já foi feito e como está o andamento de cada uma delas. Assim é possível ter uma visão geral e ampla do que precisa ser executado e quais são as importâncias devidas.
Existem várias formas de desenvolver práticas de gestão de tempo. Mais ainda, que conseguir administrar o seu tempo vai ajudar a deixar a sua vida muito mais feliz.
Integrar os processos deixando o fluxo de trabalho mais eficiente, planejar para otimizar o tempo, definir metas e prazos, gerenciar as demandas, utilizar tecnologias que auxiliem na gestão de tempo são os seus grandes aliados.
Conheça um pouco mais do assunto e descubra todos os benefícios que esta atitude pode trazer, se precisar de ajuda fale com a Take 5!
