A muchas personas ya les molesta leer o escuchar las palabras informe comercial, ya sea porque piensan que son documentos muy largos, donde no es posible entender la mitad, o porque a menudo se les pide que produzcan uno, que sin las técnicas correctas, puede ser una pesadilla. Al comenzar a utilizar la educación corporativa en tu empresa, no será diferente, es necesario crear un informe de capacitación en cada paso.
Hay mucha información que se puede incluir en un informe, muchas de las cuales son fáciles de encontrar en su LMS o incluso en herramientas de análisis en línea, pero otras requieren un poco más de trabajo.
Una situación importante que hay que tener en cuenta es que cada situación requiere un informe de formación independiente, con más o menos información. Un informe enorme no significa que será completo o adecuado para la situación, del mismo modo que algo sin las métricas y evoluciones necesarias no funcionará.
Pero, después de todo, ¿sabe qué es exactamente un informe de formación? ¿Por qué crear informes y cómo puede beneficiarse su empresa de ellos? ¿Con qué frecuencia debería suceder esto? ¿Qué elementos deben enumerarse y por qué debe revisarlos? ¡Síganos ya que hablaremos de todas estas preguntas y más!
¿Qué es y para qué sirve un informe de formación empresarial?
Para empezar, debemos definir qué es realmente un informe. Un informe es una descripción escrita o hablada, organizada y reflexiva de algo que se hizo u observó, ya sean las actividades de una industria, la formación del equipo de una empresa o incluso las ventas de un producto o servicio. Su finalidad es comunicar el avance de una actividad en comparación con los objetivos marcados para ella.
¿Y un informe de formación empresarial? Siguiendo la misma lógica, los objetivos marcados para los empleados que estuvieron presentes en esa formación específica deben ser, una vez finalizada la aplicación del curso o taller, contrastados con los resultados alcanzados por los implicados con el fin de sacar conclusiones sobre el éxito o incumplimiento de la empresa, utilizando estadísticas y indicadores de entrenamiento para este análisis.
Sin embargo, al presentar a sus empleados la educación corporativa, la velocidad y la manera en que todos aprenden no es la misma. Por lo tanto, es importante que estos informes no indiquen "quién ha aprendido" y "quién no ha aprendido", ya que presentar el contenido una vez no garantiza la absorción inmediata.
A partir de estos informes y análisis iniciales, se debe crear una estrategia para que los empleados puedan hacer el mejor uso posible de la misma.
¿Cuál es la importancia y los beneficios de esta función para las empresas?
Al crear informes coherentes y periódicos, su empresa se beneficia de varios puntos. El recurso del informe de formación es fundamental, especialmente en los períodos de profundidad digital en los que vivimos, con la necesidad de trabajar en casa y gestione a sus empleados de forma remota. Los principales beneficios son:
- Permite la toma de decisiones rápida y eficiente, resolviendo los problemas cuando surgen;
- La información contenida en los informes permite identificar los puntos positivos y negativos de la formación, que son necesarios para adecuarla al próximo ciclo. Es muy importante que evaluemos los aspectos negativos del contenido del curso;
- Con un informe de capacitación, el gerente responsable puede observar el desempeño de cada uno de los participantes, entendiendo así la mejor manera de lidiar con cada uno, o incluso cómo cada uno aprende mejor;
- Es posible crear un promedio de desempeño, luego de algunos informes, lo que permite generar indicadores para la expectativa de resultados de la capacitación;
- Puede utilizar esta herramienta para hablar con los empleados y mostrar los puntos en los que deberían mejorar. Esta es una forma de involucrar a los empleados, incluso desde la distancia.
¿Con qué frecuencia y por qué revisar los informes de capacitación?
La frecuencia con la que se debe realizar el análisis de los informes de formación no sigue una regla general, ya que cada empresa tiene sus procesos y actividades a su manera.
Debe analizar los informes en cada período de formación, de modo que pueda hacer paralelismos entre diferentes clases, o incluso diferentes contenidos.
Haciendo de este tu proceso, si ofreces formación por semestre, debes analizar los resultados en estos periodos, para que la información no quede desactualizada.
Al realizar este análisis, es posible obtener varios conocimientos de los informes. Algunos ejemplos son:
- Los que hicieron el entrenamiento por la mañana obtuvieron mejores resultados que los que lo hicieron por la tarde;
- Los tipos de material más accedidos fueron videos;
- El costo per cápita fue más alto de lo esperado;
- Aprobó el 80% de la clase, de los cuales el 20% fue excelente;
- El 20% falló (es posible identificar quién lo hizo y luego trabajar para comprender por qué estas personas no se desempeñaron satisfactoriamente, ofreciendo apoyo cuando sea posible).
Es importante señalar que los puntos presentados anteriormente fueron ejemplos.
6 consejos: ¿Qué puntos debo analizar en los resultados del entrenamiento?
Como cualquier informe, habrá mucha información, por lo que debes prestar atención a lo más importante, para sacar conclusiones de la mejor manera posible. Los puntos más relevantes son:
1 - Costo per cápita
Estos datos deben presentarse de forma clara en el informe de formación, ya que es como la empresa calcula lo que gastó en cada uno de los participantes. Es el costo total dividido por el número de empleados que participaron.
2 - Tiempo medio
Es posible identificar qué medios tienen más adherencia observando el tiempo promedio de visualización de cada uno. Además, puede ver quién está más comprometido con la capacitación.
3 - Comentarios
Pedir retroalimentación a los participantes es extremadamente importante para la evolución de la formación para los próximos ciclos.
4 - retorno de la inversión
El retorno de la inversión indica el impacto de una determinada formación o curso (Por favor, puede poner el enlace al contenido que realizamos sobre cómo calcular el ROI de una formación) sobre los resultados que obtuvo la empresa en el período, mostrando así su eficacia.
5 - Resultados
La observación de los resultados de los empleados puede proporcionar información importante sobre la dificultad o la facilidad de la capacitación. También se puede identificar la falta de materiales u opciones.
6 - Adhesión
La tasa de aceptación muestra cuántos empleados tomaron la capacitación entre los ofrecidos. Esta estadística debe utilizarse junto con otras para sacar más conclusiones.
En este artículo aprendimos sobre los informes de capacitación del trabajo, qué es, su importancia e incluso con qué frecuencia analizarlos.
Además, todavía Trabajamos en los principales puntos que conviene anotar en estos informes.. Para obtener más información y consejos corporativos, no pierda el tiempo, visite el Blog de Take5, donde encontrarás docenas de artículos como este.
