Zeitmanagement war schon immer von größter Bedeutung, am Arbeitsplatz, aber auch für die Qualität des Privatlebens eines jeden. Auch wenn wir alle genau gleich viele Stunden am Tag haben, liegt der große Unterschied in den Möglichkeiten, die wir damit haben.

Seit Anfang 2020 erleben wir eine pandemiebedingte Situation, die uns neue Arbeitsmodelle auf Basis der Nutzung des Homeoffice und damit neue Konflikte hinsichtlich der Zeiteinteilung und der Art und Weise, wie wir diese Tätigkeiten bewältigen, beschert hat .

Hier werden wir etwas mehr darüber verstehen, was Zeitmanagement ist und welche Methoden Sie anwenden können, um Ihr tägliches Leben zu erleichtern. Folgen! 

Die brennende Frage: Was ist Zeitmanagement?

Wir können sagen, dass Zeitmanagement ein Prozess ist, der tägliche Aufgaben priorisiert und organisiert und dann in einen Plan eingeht, damit sie mit einer besseren Zeitnutzung ausgeführt werden können. 

Konzeptionell kann es als ein Projekt definiert werden, dessen grundlegende Strategie Ziel, Termin und Abschluss ist. Um dies zu erreichen, ist es notwendig, klare Ziele mit Echtzeitvorgaben für deren Erreichung festzulegen. Wir können also sagen, dass es immer einen Umfang und ein Ergebnis mit einer vorher festgelegten Zeit bis zur Fertigstellung gibt.

Derzeit, im digitalen Zeitalter, erfordern Hunderte von äußeren Reizen praktisch 24 Stunden am Tag unsere Aufmerksamkeit. Zusätzlich zu den täglichen persönlichen und beruflichen Aufgaben müssen wir soziale Netzwerke und verschiedene WhatsApp-Gruppen verwalten, von Arbeitsgruppen bis hin zu Freunden und Familie. Diese Anforderung kann das Gefühl vermitteln, dass wir den Tag beendet haben, ohne etwas getan zu haben, und vielleicht ist dies mehr als nur eine Sensation. 

Es ist wahrscheinlich, dass die Ermüdung, die durch so viele und ständige Informationen entsteht, uns frustriert und dazu führt, dass wir unsere Zeit besser einteilen müssen. Und das stört sowohl Ihr Privatleben als auch Ihr Berufsleben.

Gerade jetzt ist Zeitmanagement unerlässlich. Dieses Management muss tägliche Aktivitäten durchführen, um innerhalb des Unternehmens Ergebnisse zu erzielen, aber auch um freie Zeit für persönliche Freuden zu haben. Das bedeutet in der Praxis Zeitmanagement.

Zeitmanagement und Produktivität gehen Hand in Hand!

Nicht die für die Arbeit aufgewendete Zeit ist der Garant für die Qualität, sondern die Art und Weise, wie sie gehandhabt wird. 

Diese Maxime lässt sich perfekt anwenden, wenn wir über Zeitmanagement und Produktivität sprechen. Für Unternehmen war es schon immer wichtig, dass die Mitarbeiter ihre Zeit selbst verwalten. Aber wie wir bereits erwähnt haben, ist dieses Management durch eine Reihe struktureller Veränderungen im Verhalten unserer Gesellschaft noch wichtiger geworden. 

Zeitmanagement und Produktivität sollten immer Hand in Hand gehen. Sie ergänzen sich, denn Produktivität wird nicht an der Anzahl der Stunden gemessen, sondern an der Qualität der in dieser Zeit erzielten Ergebnisse. 

Zusätzlich zur Planung müssen Sie an der Optimierung der Zeit arbeiten, die für jedes Projekt benötigt wird. Dadurch wird die Produktivität gesteigert. 

Doch wie plant man seine Zeit effizient und produktiv? 

1. Priorisieren Sie immer – Bewerten Sie Aufgaben sorgfältig und priorisieren Sie sie. Was sind die dringendsten Deadline-Ziele? Fragen Sie sich selbst und organisieren Sie die Aktivitäten von dort aus.
2. Seien Sie vorsichtig mit Ihrem Fokus – Wie wir wissen, rauben uns soziale Netzwerke auch im Arbeitsumfeld die Konzentration. Es kann hilfreich sein, Disziplin aufrechtzuerhalten und eine bestimmte Tageszeit für die Online-Interaktion festzulegen.
3. Nutze den Tag - Beenden Sie eine Aufgabe und beginnen Sie erst dann, über die nächste nachzudenken. Wenn man in der Zukunft lebt, wird es sehr schwierig, sich auf das zu konzentrieren, was getan wird.
4. Nein sagen - Verstehen und respektieren Sie Ihre Fähigkeiten. Es hat keinen Sinn, die Welt umarmen zu wollen, wenn die Zeit etwas anderes sagt. Lerne Nein zu sagen.
5. Kenn dich selbst - Durch Selbsterkenntnis können Sie erkennen, was wichtig und nützlich ist. Dadurch können Sie sich kurz-, mittel- und langfristige Ziele für Ihr Berufs- und Privatleben setzen.
6. Erlaube dir aufzuhören – Es ist sehr wichtig für Ihr Leben, den Körper anzuhalten, damit der Geist neue Ideen und Konzepte hervorbringen kann. Genießen Sie also die Zeit, die Sie verdienen.
7. Profitieren Sie von neuem Wissen – Mit der Weiterentwicklung der digitalen Medien ist der Zugang zu Wissen schnell und für jedermann möglich. Erweitern Sie Ihre Fähigkeiten, bleiben Sie auf dem Laufenden, informiert und konzentriert.

Entdecken Sie einige Methoden und Techniken, die Sie in Ihrem Unternehmen anwenden können

Bei der Umsetzung des Zeitmanagements in die Praxis kann der Einsatz einiger praktischer und effektiver Methoden auf zusätzliche Hilfe angewiesen sein. Sie werden einige treffen:

GTD-Methode – „Getting Things Done“ – oder „Machen es möglich machen“. Die Methode ist in 5 Schritte unterteilt:

1. Sammeln - Listen Sie alles auf, was getan werden muss;
2. Verfahren - Ziele priorisieren;
3. Organisieren - separate Aufgaben;
4. Ausführen - Tun;
5. Rezension - Sehen Sie sich die Originalliste an.

Pomodoro-Methode – Tomate auf Italienisch – Unterteilt den Arbeitsablauf in zyklische Intervalle von 25 Minuten Arbeit mit 5 Minuten Pause. Nach 4 Zyklen ist es ideal, 15 Minuten zu pausieren und dann von vorne zu beginnen. Das alles zeitlich begrenzt.

GUT-Methode – Schweregrad, Dringlichkeit und Trend – Vergeben Sie für jede Aufgabe Noten von 1 bis 5. Beginnen Sie mit demjenigen mit der höchsten Punktzahl. Diese Noten müssen den G-, U- und T-Kriterien entsprechen.

Kanban-Methode – Gruppieren Sie Aufgaben auf einer Tafel (Wand oder digitale Anwendung), trennen und klassifizieren Sie sie in Listen, je nachdem, was erledigt werden muss, was bereits erledigt wurde und wie die einzelnen Aufgaben vorankommen. Auf diese Weise ist es möglich, einen allgemeinen und umfassenden Überblick darüber zu erhalten, was ausgeführt werden muss und welche Beträge fällig sind.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Zeitmanagementpraktiken zu entwickeln. Darüber hinaus wird die Fähigkeit, Ihre Zeit zu verwalten, dazu beitragen, Ihr Leben viel glücklicher zu machen.

Die Integration von Prozessen, die effizientere Gestaltung des Arbeitsablaufs, die Planung zur Optimierung der Zeit, die Definition von Zielen und Fristen, die Verwaltung von Anforderungen und der Einsatz von Technologien, die das Zeitmanagement unterstützen, sind Ihre großen Verbündeten. 

Erfahren Sie mehr über das Thema und entdecken Sie alle Vorteile, die diese Einstellung mit sich bringen kann, wenn Sie Hilfe benötigen Rede mit der Take 5! 

Puffer