Las necesidades y los objetivos estratégicos de una organización cambian constantemente: con el tiempo, las tecnologías se vuelven obsoletas, las estrategias resultan obsoletas, los sistemas envejecen.
Esta realidad implica constantes transformaciones - la evolución natural de la formación incide directamente en un punto central del aprendizaje corporativo: la Sistema para el manejo del aprendimiento. Tarde o temprano, todas las empresas que utilizan un Sistema de Gestión del Aprendizaje para capacitar a sus equipos y apoyar el desarrollo profesional de sus empleados deben enfrentar el desafío de migrar a un sistema más nuevo, mejorado y más acorde con las nuevas estrategias y objetivos del aprendizaje. .
Pero el cambio puede ser difícil y estresante: el tiempo, el alcance y el presupuesto, por ejemplo, pueden retrasar y obstaculizar el progreso de un proyecto de migración. Por eso es importante desarrollar un buen plan y actuar con claridad sobre las mejoras necesarias.
Para ayudar a su organización en este proceso, hemos separado un paso a paso con 06 importantes consejos que le garantizarán grandes resultados y una migración satisfactoria y segura.
Prepara al equipo y comunica el cambio
¿Cómo preparar a su equipo para la tarea de migración? Ésta es la pregunta más común. El primer paso para que todo suceda de forma más fluida es apostar por la comunicación: los datos y la información relacionados con las motivaciones y objetivos iniciales vinculados al cambio deben circular libremente entre los stakeholders para ayudar a mantener el equipo cohesionado y comprometido con la calidad del proyecto. Recuerde que es probable que las diferentes áreas de su empresa tengan diferentes requisitos y expectativas al considerar el LMS, por lo que es importante escuchar a todos: desde RR.HH. hasta Ventas, pasando por TI y Finanzas; saber cómo cada equipo entiende el proyecto es un paso importante para un migración eficaz y asertiva.
Definir el equipo responsable de la migración
Desde la comunicación hasta la comprensión de las expectativas y necesidades, pueden surgir los nombres que se encargarán de guiar a la empresa a través del proceso de migración. El equipo asignado a esta tarea será responsable de la planificación, el cronograma de migración, la supervisión de la integración de datos y sistemas, establecerá objetivos para la implementación y gestionará el presupuesto del proyecto - el equipo responsable del proyecto será el enlace entre la empresa y el proveedor y debe estar integrado por profesionales que conozcan los requisitos comunes de la formación corporativa, desde el diseño instruccional y la estructuración de contenidos, pasando por la minería de datos y la gestión del aprendizaje en línea con los objetivos estratégicos de la empresa.
Evalúe sus activos antes de la migración
Migrar a un nuevo LMS no significa un reemplazo total: ciertamente su sistema actual tiene numerosas características relevantes y muchas otras herramientas que no deberían (y no deberían) perderse. Es importante hacer un inventario de todos los activos existentes en su LMS para verificar no solo los datos y las interacciones que son fundamentales para la nueva plataforma, sino también para ver si estos activos están listos para una migración o si es necesario abordarlos. Este trabajo de encuesta también es importante para resaltar las inversiones realizadas en el pasado que demostraron ser de poca relevancia y rentabilidad, evitando que se produzcan errores similares en la nueva. Sistema para el manejo del aprendimiento.
Determina tus metas
Hay varias razones que se pueden citar para justificar una migración entre LMS: mejorar la accesibilidad, adquirir nuevas características y funcionalidades, mejorar el sistema, pero para que una migración funcione, es necesario profundizar en la definición de objetivos. Comprender las expectativas y necesidades de su equipo y el conocimiento sobre los activos actuales de su plataforma son dos puntos fundamentales para la definición estratégica de los objetivos que se deben alcanzar antes, durante y después de la migración. La determinación de objetivos medibles y realistas es un paso importante en la estructuración del plan y un aspecto crucial para realizar un seguimiento correcto del progreso de la migración del LMS. Los objetivos bien construidos sirven como guías y ayudan a su equipo a monitorear la evolución y efectividad de los cambios realizados.
ten cuidado con la integración
La integración del LMS con el resto de software que utiliza su empresa es un punto fundamental para el éxito de la nueva plataforma. Si el Sistema para el manejo del aprendimiento Si su actual está integrado con otros sistemas (como HR o CRM, por ejemplo) y es imperativo replicar estas interacciones en su nuevo LMS, asegúrese de tener todos los detalles técnicos y funcionales de estos software y las tecnologías de integración necesarias. . Es importante verificar los plazos estimados y los costos asociados a cualquier integración, además de considerar en la planificación, alcance y presupuesto del proyecto estos aspectos y cuestiones como el tiempo y otros recursos necesarios, ya sean técnicos o humanos.
Capacite a sus profesionales para que se conviertan en expertos en la nueva plataforma
Los gerentes, instructores y estudiantes necesitan conocer el nuevo sistema tan bien como conocían el anterior: son los heavy users de su LMS y el desempeño de la capacitación y la gestión del conocimiento dependen directamente de la comprensión y el valor que otorgarán a la nueva plataforma. Ir más allá de capacitarlos según el rol que desempeñan: crear un ambiente donde puedan discutir nuevas ideas y hacer preguntas sobre sus roles y funciones reservadas a sus áreas, que puedan fortalecer los lazos interpersonales y también agregar diferentes puntos de vista a la estructuración de la plataforma. Este intercambio de información ayudará a construir el futuro de su LMS y proporcionará comentarios importantes sobre todo lo que sucedió durante el proceso de migración.
La migración entre diferentes LMS no tiene por qué convertirse en una fuente de problemas o un campo de batalla. El paso a paso que hemos enumerado es un gran facilitador para su planificación: defina lo que es importante, involucre a su equipo en la ejecución del proyecto, verifique si el nuevo sistema está listo para asimilar sus necesidades, de esta manera su empresa podrá para transferir las mejores soluciones y herramientas del antiguo LMS a una nueva plataforma que tendrá todas las características adicionales que su empresa ha estado buscando.
Equipo Take 5
