Si parla molto di e-learning, di formazione a distanza e di piattaforme per la formazione a distanza. E, come sappiamo, la pandemia ha accelerato il processo di innovazione digitale in molti ambiti, comprese le aziende che prima non pensavano al lavoro a distanza o alla formazione online.
Adattarsi in fretta a sistemi precedentemente non sfruttati può essere una sfida che richiede attenzione quando si assumono i migliori servizi per le esigenze aziendali.
Uno dei compiti principali, oltre all'implementazione di un home office, è l'implementazione di sistemi di apprendimento virtuale, sia per la formazione di nuovi dipendenti che hanno bisogno di conoscere la cultura, i servizi e i prodotti dell'azienda, sia per i vecchi professionisti che hanno bisogno di rimanere aggiornati attraverso corsi di formazione.
Ma come garantire che il risultato di questo sforzo sia efficace e capace di portare buoni risultati? Come monitorare ed evolvere la formazione?
Oggi possiamo dire che la risposta sta nel LMS (Learning Management System) in traduzione libera: Learning Management System, che è quello che conosceremo e comprenderemo più approfonditamente in questa lettura.
LMS: cos'è?
Gli LMS, come abbiamo accennato, sono sistemi di formazione a distanza, che possiamo anche chiamare piattaforma EAD, e che sono in grado di offrire diverse funzionalità per le aziende che hanno la necessità di fornire formazione virtuale ai propri dipendenti.
Questi sistemi apportano numerose funzionalità all'ambiente aziendale, consentendo ai partecipanti non solo di frequentare la formazione, ma anche di sostenere test e ricevere certificati.
Tra le varie caratteristiche e funzionalità di questi sistemi, possiamo evidenziarne tre:
1 - Su richiesta
Ciò significa che le persone possono guardare i contenuti ovunque si trovino e quando vogliono (seguendo, ovviamente, le linee guida e le scadenze dell'azienda), facilitando l'apprendimento, poiché la disponibilità diventa molto più ampia.
2 - Personalizzazione dei contenuti
I materiali esposti sulle piattaforme sono sottoposti ad approvazioni interne e possono coprire diversi formati, come testi e video. L’azienda può sviluppare i propri contenuti con esperti, anche interni, e renderli disponibili sulla piattaforma.
L'ideale è approfondire diversi argomenti, sia legati alla cultura organizzativa, rafforzando i pilastri dell'azienda, sia alla formazione tecnica mirata a formare il team in relazione a uno specifico prodotto o servizio.
3 - Gestione dell'apprendimento
Essendo tracciabili, i sistemi di apprendimento consentono di realizzare un processo di gestione, i cui risultati possono aiutare nei diversi processi decisionali. Il monitoraggio e la gestione delle piattaforme EAD, che sono generalmente svolti da team amministrativi o risorse umane, i risultati possono essere utilizzati per sviluppare piani d'azione.
Vantaggi dell'implementazione di sistemi di apprendimento nelle aziende
Far parte di un modello digitale, soprattutto oggi in cui eventi e formazione in presenza sono irrealizzabili, visto lo scenario pandemico che ci troviamo ad affrontare, rende la formazione a distanza essenziale per le aziende che necessitano e vogliono mantenere aggiornati i propri dipendenti.
Tra i principali vantaggi possiamo evidenziare:
riduzione dei costi
Se confrontiamo la struttura virtuale con la formazione in presenza, è facile vedere i vantaggi della formazione a distanza. Nel formato in presenza, la formazione raggiunge solo i partecipanti che, ad esempio, possono adattarsi a una determinata stanza o auditorium.
Il materiale deve essere stampato e l'ambiente deve avere tavoli, sedie, computer, proiettori e altri accessori per il corretto funzionamento. Per non parlare del costo del relatore per ogni nuova formazione.
Per completare il calcolo possiamo pensare anche alle spese di trasporto dei partecipanti e al tempo impiegato. Solo in questo primo argomento è facile intuire quanto sia vantaggiosa la formazione virtuale.
Flessibilità
Come accennato in precedenza, i dipendenti che necessitano di formazione possono farlo nel giorno e nel luogo a loro più comodo, vantaggi che il sistema in presenza non è in grado di offrire.
Controllo delle attività
Con un sistema integrato in grado di gestire la partecipazione dei professionisti alla formazione aziendale, il compito di monitorare e controllare gli accessi diventa molto più rapido ed efficiente. I sistemi LMS sono in grado di generare report di monitoraggio e utilizzo in modo molto semplice, il che facilita la routine delle risorse umane, dei manager e del team che monitora questa attività all'interno dell'azienda.
Attraverso i report sarà inoltre possibile individuare i talenti, trasformandoli in moltiplicatori interni di conoscenza e addirittura relatori nei prossimi momenti formativi.
Abilitazione del team unificato
Un altro vantaggio di questi sistemi è che, in questo modo, si garantisce che l'intero team abbia ricevuto gli stessi contenuti, formazione e qualifiche. I dipendenti diventano più qualificati e capaci di svolgere compiti con le stesse istruzioni.
Puoi anche utilizzare lo strumento come base per definire gli obiettivi. La formazione può anche generare test e certificati di completamento, consentendo al dipendente di progredire nell'apprendimento.
Identificazione e fidelizzazione dei talenti
Gli strumenti di apprendimento funzionano come strumenti per guidare e valutare le capacità e le prestazioni individuali di ciascun dipendente. Attraverso i risultati, i test e i report messi a disposizione dall’LMS è possibile scoprire talenti e persone attrezzate per un determinato compito e trasformarli in moltiplicatori di questa conoscenza.
Inoltre, è anche possibile destinarli ad altri progetti e posizioni che richiedono competenze tali che il professionista si sia già distinto sulla piattaforma.
Come identificare il miglior sistema LMS per la tua azienda?
La prima domanda che potresti farti è: la mia azienda ha bisogno di un sistema didattico EAD? Se hai un'azienda, hai bisogno di formare professionisti e tenerli aggiornati, la risposta è: sì! Quindi è giunto il momento di identificare il modello migliore per il tuo business, ed ecco alcuni suggerimenti da considerare quando scegli un sistema LMS per la tua azienda:
Definire gli obiettivi: Calcola quanti corsi di formazione renderai disponibili sulla piattaforma, chi sarà il pubblico, quale sarà la domanda di questi contenuti e quali saranno le sue applicazioni pratiche. L’implementazione di un sistema di apprendimento deve essere trattata come un progetto.
Dimensionare il progetto: L'implementazione di un sistema LMS richiede il coinvolgimento di diverse aree, tra cui processi, progetti, risorse umane e IT. Verificare se l'azienda dispone di una struttura sufficiente o se, con il fornitore, è possibile garantire che l'implementazione e il funzionamento del sistema procedano senza grosse complicazioni.
Parla con i dipendenti: Seleziona alcuni dipendenti chiave e fai una ricerca interna sull'argomento, capendo quali funzionalità si aspettano dallo strumento e chiedi suggerimenti ai professionisti che hanno avuto questa esperienza in precedenza.
Valutare il fornitore e i pacchetti di servizi: Come tutte le assunzioni, è essenziale verificare i casi del fornitore. Come ogni sistema, anche l'LMS richiede aggiornamenti e supporto. Scala il progetto e assicurati che tutta l'assistenza necessaria per il corretto funzionamento della piattaforma sia inclusa nel pacchetto di servizi del fornitore.
Test: Mettiti nei panni dell'utente e prova lo strumento prima di assumerlo. Se necessario, chiedere che alcuni dipendenti di diverse aree siano disponibili per effettuare test e dare il loro parere sulla facilità di comprensione e navigazione, garantendo così che sia di facile accesso e comprensione.
Conclusione
I sistemi di formazione a distanza sono diventati un ottimo strumento di formazione a distanza, capace di offrire vantaggi per l’azienda e i dipendenti. Con il progetto ben studiato e la scelta di un sistema adatto alla realtà aziendale, il risultato sarà un team ben formato e più impegnato.
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