Viviamo in un mondo assolutamente connesso, dove le informazioni passano davanti a noi in ogni momento, da quelle che notiamo e ci interessano, a quelle che non sono utili o addirittura passano inosservate.
Internet ha portato connessioni tra persone e istituzioni che prima non venivano nemmeno considerate, ma allo stesso tempo ci ha gettato in un pozzo senza fondo di dati, statistiche, eventi e notizie. Tutto questo, moltiplicato per la dimensione di una piccola o media azienda, può essere molto utile, oppure dannoso. Cosa definirà quale delle opzioni è la gestione della conoscenza nelle organizzazioni.
Ogni giorno un’azienda genera gigabyte di informazioni, combinate con fattori esterni come eventi politici, cambiamenti nella condotta economica ed eventi sociali. Tutto questo deve essere gestito in modo da non sommergere le persone nelle informazioni, ma aiutare anche i responsabili a utilizzarle al meglio e a prendere le decisioni migliori.
Capiremo meglio cosa significa esattamente gestione della conoscenza, come verrà utilizzata nella tua azienda e quali sono le sue caratteristiche principali. Inoltre, affronteremo le pratiche più utilizzate nel mondo degli affari e lo faremo spiegare come i video possano essere strumenti ideali per gestire la conoscenza all’interno della tua azienda. Azione supplementare!
Cos’è la gestione della conoscenza?
Il concetto di gestione della conoscenza nelle organizzazioni deriva da una pratica iniziata nei paesi anglosassoni, Gestione della conoscenza (o KM), che sono in realtà un insieme di azioni che un’azienda intraprende (o dovrebbe intraprendere). Ciò significa riconoscere e identificare le informazioni e le conoscenze a disposizione dei dipendenti rilevanti che aiuteranno le loro attività e avvantaggeranno l’azienda.
Inizialmente, è necessario determinare quali informazioni e conoscenze possiedono la vostra azienda e i suoi dipendenti che possono essere utili per il funzionamento e le prestazioni dell'azienda. Successivamente, questa conoscenza deve passare attraverso una fase di globalizzazione, cioè essere trasformata in processi interni all'azienda, in modo che nessuno monopolizzi la competenza. Inoltre è ancora necessario verificare quali altre conoscenze specifiche siano necessarie per un risultato ancora migliore.
A cosa serve la gestione della conoscenza?
La gestione della conoscenza nelle organizzazioni è un modo per migliorare i risultati dell'azienda, rispetto al periodo precedente. Applicandolo correttamente, la tua azienda ottiene vantaggi comparativi rispetto ai suoi concorrenti, dà valore al capitale intellettuale e umano, valorizza i propri dipendenti e risparmia anche sulla ricerca e sulle assunzioni.
Il management collabora con l’organizzazione aziendale nel suo complesso, generando e condividendo la conoscenza creata internamente ed esternamente. Per questo motivo, dalle competenze e conoscenze dei dipendenti all’osservazione dei concorrenti, le innovazioni tecnologiche e persino il luogo in cui si trova l’azienda – ambito socioculturale – sono rilevanti per la tecnica.
Quali sono gli elementi principali della gestione della conoscenza?
Ci sono alcuni punti coinvolti nella gestione della conoscenza che consentono all’azienda di beneficiare dei suoi risultati. Sono loro:
- Partners – Quali conoscenze hanno che sono vantaggiose per l’azienda? Qual è il livello di comunicazione tra loro? È possibile migliorare la condivisione delle informazioni tra colleghi, al fine di decentralizzare la conoscenza?
- Tecnologia – Come viene effettuata la gestione stessa? La tecnologia è l'alleata dell'azienda in questo momento, con un'efficiente ingegneria tecnologica è possibile immagazzinare la reale conoscenza dell'azienda e distribuirla a tutte le persone rilevanti;
- Dati – Queste sono le informazioni grezze che l’azienda produce, tuttavia, sono estremamente importanti per qualsiasi pianificazione strategica. È necessario non solo analizzarli ma anche conservarli per riferimento futuro;
- Informazioni – Sono fondamentalmente i dati analizzati e compresi. Questa può diventare conoscenza utilizzando contributi interni ed esterni all'azienda;
- Processi – I processi di condivisione delle informazioni all’interno dell’azienda devono essere ben strutturati e definiti, in modo che l’intera organizzazione possa crescere insieme nel suo insieme.
Quali sono le principali pratiche
La gestione della conoscenza nelle organizzazioni consente l'implementazione di diverse pratiche in azienda. Successivamente, parliamo di quelli principali:
1 - Disporre i processi
Partendo dalla verifica di tutte le competenze del capitale umano aziendale è possibile delineare tutti i processi e le conoscenze già disponibili. Tutti i dipendenti devono essere osservati e i loro profili analizzati, verificando così dove si trovano nel loro percorso per ciascuna mansione, rendendo possibile la ricollocazione o la formazione quando necessario.
2 - Generare conoscenza
Identificando i bisogni di ogni persona, l'azienda deve iniziare a generare la conoscenza necessaria e applicarla laddove è stata identificata la necessità. Gestendo bene ciò che è già disponibile internamente, puoi iniziare a creare contenuti per la formazione, trasmetterli a chi serve e archiviarli successivamente.
3 - Punto di riferimento
Per massimizzare la conoscenza della tua azienda, il benchmarking è estremamente importante. Definire quale sarà il punto di confronto, quali indicatori verranno utilizzati, ottenere informazioni, analizzarle e sviluppare un piano d'azione sono essenziali per lo sviluppo della gestione.
4 - Condivisione
Come accennato in precedenza, favorire la condivisione di informazioni e competenze tra i dipendenti è fondamentale per la crescita dell'azienda in generale. Spesso la soluzione ai problemi esiste già internamente ma le aziende finiscono per passare direttamente ad una soluzione esterna.
Come utilizzare i video per la gestione della conoscenza?
Comprendiamo già come funziona la gestione della conoscenza nelle organizzazioni, tuttavia possiamo andare oltre. Per generare conoscenze e competenze è necessario coinvolgere e motivare i propri dipendenti, oltre a condividere con loro le informazioni create.
Per questo, i video hanno dimostrato di essere l’opzione migliore. Tre quarti di tutti i dipendenti preferiscono guardare un video piuttosto che leggere un testo dai contenuti frenetici.
Condurre la formazione tramite video presenta numerosi vantaggi rispetto ad altre opzioni. È possibile guardarli ovunque, rivederli quando necessario e mettere a disposizione anche materiale aggiuntivo.
L'azienda ha inoltre costi molto più bassi rispetto alla formazione o alla formazione in presenza, poiché non vi sono costi per l'alloggio, il trasporto e il costo opportunità dei dipendenti per non lavorare.
La gestione della conoscenza nelle organizzazioni è stata portata avanti per anni da aziende più grandi al di fuori del Brasile. Con questi Suggerimenti e aiuto da Take5 puoi iniziare ad applicare questa tecnica proprio adesso, aumentando il produttività e miglioramento dei risultati della tua azienda. Parla con uno dei nostri esperti!
