La gestione del tempo è da sempre fondamentale, sul posto di lavoro, ma anche nella qualità della vita personale di ognuno. Anche se abbiamo tutti esattamente lo stesso numero di ore al giorno, la grande differenza sta nelle opzioni che abbiamo su cosa farne.

Dall'inizio del 2020 stiamo vivendo una situazione causata dalla pandemia, che ci ha portato nuovi modelli di lavoro basati sull'uso dell'home office e con essi nuovi conflitti riguardo al tempo che dedichiamo a ciascuna attività e al modo in cui lo gestiamo .

Qui capiremo qualcosa in più su cos’è la gestione del tempo e alcuni metodi che possono essere applicati per aiutarti nella vita quotidiana. Seguitemi! 

La domanda scottante: cos’è la gestione del tempo?

Possiamo dire che la gestione del tempo è un processo che dà priorità e organizza le attività quotidiane e poi entra in un piano, in modo che vengano svolte con un migliore utilizzo del tempo. 

Concettualmente può essere definito come un progetto la cui strategia fondamentale è l'obiettivo, la scadenza e il completamento. Per raggiungere questo obiettivo è necessario stabilire obiettivi chiari con specifiche in tempo reale da raggiungere. Possiamo dire quindi che c'è sempre uno scopo e un risultato con un tempo predeterminato per essere completato.

Attualmente, nell’era digitale, centinaia di stimoli esterni richiedono la nostra attenzione praticamente 24 ore al giorno. Oltre alle attività personali e lavorative quotidiane, dobbiamo gestire i social network e i vari gruppi WhatsApp, che vanno dai gruppi di lavoro ad amici e familiari. Questa esigenza può dare la sensazione di aver terminato la giornata senza aver fatto nulla, e forse questa è più di una semplice sensazione. 

È probabile che la fatica derivante da tante e costanti informazioni ci lasci frustrati e con la necessità di gestire meglio il nostro tempo. E questo sconvolge sia la tua vita personale che quella professionale.

In questo momento, la gestione del tempo è essenziale. Questo management deve condurre le attività quotidiane per produrre risultati all'interno dell'azienda, ma anche per avere tempo libero per il divertimento personale. Ciò significa, in pratica, gestione del tempo.

Gestione del tempo e produttività vanno di pari passo!

Non è il tempo dedicato al lavoro a garantirne la qualità, ma piuttosto il modo in cui esso viene gestito. 

Questa massima può essere utilizzata perfettamente quando parliamo di gestione del tempo e produttività. Per le organizzazioni è sempre stato importante che i dipendenti gestissero il proprio tempo. Ma, come abbiamo accennato in precedenza, a causa di una serie di cambiamenti strutturali nel comportamento della nostra società, questa gestione è diventata ancora più importante. 

La gestione del tempo e la produttività dovrebbero sempre andare di pari passo. Si completano a vicenda, poiché essere produttivi non si conta nel numero di ore, ma nella qualità dei risultati generati in questo tempo. 

Oltre alla pianificazione, devi lavorare sull'ottimizzazione del tempo che verrà utilizzato su ciascun progetto. Questo è ciò che svilupperà la produttività. 

Ma come pianificare il proprio tempo in modo efficiente e produttivo? 

1. Dai sempre la priorità – Valutare attentamente i compiti e stabilirne la priorità. Quali sono gli obiettivi di scadenza più urgenti? Chiediti e organizza le attività da lì.
2. Fai attenzione alla tua concentrazione – Come sappiamo, i social network tolgono la nostra concentrazione anche negli ambienti lavorativi. Mantenere la disciplina e stabilire un orario specifico della giornata per l’interazione online può aiutare.
3. Carpe Diem - Finisci un compito e solo allora inizia a pensare a quello successivo. Quando vivi nel domani diventa molto difficile concentrarti su ciò che viene fatto.
4. Di' di no - Comprendi e rispetta le tue capacità. Non ha senso voler abbracciare il mondo quando il tempo dice il contrario. Impara a dire di no.
5. Conosci te stesso - La conoscenza di sé ti consentirà di identificare ciò che è importante e vantaggioso. Ciò ti consentirà di fissare obiettivi a breve, medio e lungo termine nella tua vita professionale e personale.
6. Consenti a te stesso di fermarti - Fermare il corpo affinché la mente possa produrre nuove idee e concetti è molto importante per la tua vita. Quindi goditi il ​​tempo che meriti.
7. Approfitta delle nuove conoscenze – Con i progressi nei media digitali, l’accesso alla conoscenza è disponibile rapidamente e per tutti. Espandi le tue competenze, rimani aggiornato, informato e concentrato.

Scopri alcuni metodi e tecniche da applicare nella tua azienda

Mettere in pratica la gestione del tempo può contare su un piccolo aiuto in più grazie all’utilizzo di alcuni metodi pratici ed efficaci. Ne incontrerai alcuni:

Metodo GTD – "Getting Things Done" - o "farlo accadere". Il metodo è suddiviso in 5 passaggi:

1. Raccogliere - elencare tutto ciò che deve essere fatto;
2. Processi - dare priorità agli obiettivi;
3. Organizzare - compiti separati;
4. Eseguire - Fare;
5. Revisione - rivedere l'elenco originale.

Metodo Pomodoro – Pomodoro in italiano - Divide il flusso di lavoro in intervalli ciclici di 25 minuti di lavoro con 5 minuti di riposo. Dopo 4 cicli, l'ideale è fare una pausa di 15 minuti e poi ricominciare da capo. Tutto questo cronometrato.

Metodo GUT – Gravità, Urgenza e Tendenza: assegna voti da 1 a 5 per ciascuna attività. Inizia con quello con il punteggio più alto. Questi gradi devono seguire i criteri G, U e T.

Metodo Kanban – Raggruppa le attività su una lavagna (a muro o applicazione digitale) separandole e classificandole in elenchi in base a ciò che deve essere fatto, a ciò che è già stato fatto e a come ciascuno di essi sta procedendo. In questo modo è possibile avere una visione generale e ampia di ciò che occorre realizzare e degli importi dovuti.

Esistono diversi modi per sviluppare pratiche di gestione del tempo. Inoltre, essere in grado di gestire il tuo tempo ti aiuterà a rendere la tua vita molto più felice.

Integrare i processi, rendere più efficiente il flusso di lavoro, pianificare per ottimizzare i tempi, definire obiettivi e scadenze, gestire le richieste, utilizzare tecnologie che aiutano nella gestione del tempo sono i tuoi grandi alleati. 

Approfondisci un po’ l’argomento e scopri tutti i benefici che questo atteggiamento può portare, se hai bisogno di aiuto parlare con il Take 5! 

Buffer