Le esigenze e gli obiettivi strategici di un'organizzazione cambiano costantemente: con il tempo le tecnologie diventano obsolete, le strategie risultano superate, i sistemi invecchiano.
Questa realtà implica trasformazioni costanti: la naturale evoluzione della formazione influisce direttamente su un punto centrale dell'apprendimento aziendale: Learning Management System. Prima o poi, tutte le aziende che utilizzano un sistema di gestione dell'apprendimento per formare i propri team e supportare lo sviluppo professionale dei propri dipendenti devono affrontare la sfida di migrare verso un sistema più nuovo, più migliorato e più allineato con nuove strategie e obiettivi di apprendistato.
Ma il cambiamento può essere difficile e stressante: tempo, portata e budget, ad esempio, possono ritardare e ostacolare il progresso di un progetto di migrazione. Pertanto, è importante sviluppare una buona pianificazione e agire chiaramente sui miglioramenti necessari.
Per aiutare la tua organizzazione in questo processo, abbiamo messo insieme una guida passo passo con 06 suggerimenti importanti che garantiranno ottimi risultati e una migrazione soddisfacente e sicura.
Preparare il team e comunicare il cambiamento
Come preparare il tuo team per l'attività di migrazione? Questa è la domanda più comune. Il primo passo per far sì che tutto avvenga nel modo migliore è puntare sulla comunicazione: dati e informazioni riguardanti le motivazioni iniziali e gli obiettivi legati al cambiamento devono circolare liberamente tra le parti interessate per contribuire a mantenere il team coeso e impegnato per la qualità del progetto. Ricorda che aree diverse della tua azienda avranno probabilmente requisiti e aspettative diversi quando consideri l'LMS, quindi è importante ascoltare tutti: dalle risorse umane alle vendite, IT e finanza: sapere come ogni team comprende il progetto è un passo importante verso un efficace e migrazione assertiva.
Definire il team responsabile della migrazione
Dalla comunicazione alla comprensione delle aspettative e dei bisogni, possono emergere nomi che avranno il compito di guidare l'azienda durante tutto il processo di migrazione. Il team assegnato a questo compito sarà responsabile della pianificazione, del programma di migrazione, della supervisione dell’integrazione di dati e sistemi, della definizione degli obiettivi per l’implementazione e della gestione del budget assegnato al progetto – il team responsabile del progetto sarà il collegamento tra l’azienda e il fornitore e deve essere composto da professionisti che conoscano le esigenze comuni alla formazione aziendale, dalla progettazione didattica e strutturazione dei contenuti, al data mining e alla gestione dell'apprendimento in modo allineato agli obiettivi strategici dell'azienda.
Valuta le tue risorse prima della migrazione
Migrare a un nuovo LMS non significa una sostituzione totale: il tuo sistema attuale ha sicuramente innumerevoli funzionalità rilevanti e tanti altri strumenti che non devono (e non possono) andare perduti. È importante fare un inventario di tutte le risorse esistenti nel tuo LMS per verificare non solo i dati e le interazioni essenziali per la nuova piattaforma, ma anche per scoprire se queste risorse sono pronte per una migrazione o se devono essere elaborate. Questo lavoro di indagine è importante anche per evidenziare gli investimenti fatti in passato che si sono rivelati poco rilevanti e redditizi, evitando che simili errori si verifichino nel tuo nuovo Learning Management System.
Determina i tuoi obiettivi
Sono diversi i motivi che possono essere addotti per giustificare una migrazione tra LMS: miglioramento dell’accessibilità, acquisizione di nuove caratteristiche e funzionalità, miglioramento del sistema – ma affinché una migrazione abbia successo è necessario definire gli obiettivi in modo più approfondito. Comprendere le aspettative e le esigenze del tuo team e la conoscenza degli asset attuali della tua piattaforma sono due punti fondamentali per definire strategicamente gli obiettivi da raggiungere prima, durante e dopo la migrazione. Determinare obiettivi misurabili e realistici è un passo importante nella strutturazione della pianificazione e un aspetto cruciale per monitorare correttamente l’avanzamento della migrazione LMS. Obiettivi ben costruiti servono da guida e aiutano il tuo team a monitorare l’evoluzione e l’efficacia dei cambiamenti apportati.
Attenzione all'integrazione
L'integrazione dell'LMS con gli altri software utilizzati dalla tua azienda è un punto fondamentale per il successo della nuova piattaforma. Se la Learning Management System Se il tuo attuale LMS è integrato con altri sistemi (come HR o CRM, ad esempio) ed è fondamentale replicare queste interazioni nel tuo nuovo LMS, assicurati di avere tutti i dettagli tecnici e funzionali di questi software e le tecnologie di integrazione necessarie . È importante verificare le scadenze stimate e i costi associati a qualsiasi integrazione, oltre a considerare nella pianificazione, nell'ambito e nel budget del progetto questi aspetti e questioni come il tempo e le altre risorse necessarie, siano esse tecniche o umane.
Forma i tuoi professionisti affinché diventino esperti sulla nuova piattaforma
Manager, docenti e studenti devono conoscere il nuovo sistema così come conoscevano il precedente: sono loro utenti pesanti del tuo LMS e le performance di formazione e gestione della conoscenza dipendono direttamente dalla comprensione e dal valore che daranno alla nuova piattaforma. Andare oltre la loro formazione in base al ruolo che svolgono: creare un ambiente in cui possano discutere nuove idee e porre domande sui loro ruoli e sulle funzionalità riservate alle loro aree, che possa rafforzare i legami interpersonali e riunire anche diversi punti di vista la strutturazione di la piattaforma. Questo scambio di informazioni aiuterà a costruire il futuro del tuo LMS e costituirà un feedback importante su tutto ciò che è accaduto durante il processo di migrazione.
La migrazione tra diversi LMS non deve diventare una fonte di problemi o un campo di battaglia. La guida passo passo che abbiamo elencato è un ottimo facilitatore per la tua pianificazione: definisci ciò che è importante, coinvolgi il tuo team nell'esecuzione del progetto, verifica se il nuovo sistema è pronto per assimilare le tue esigenze: in questo modo la tua azienda sarà in grado per trasferire le migliori soluzioni e strumenti dal vecchio LMS ad una nuova piattaforma che avrà tutte le funzionalità aggiuntive che la tua azienda stava cercando!
Squadra Take 5
